Ofta finns många lösa men dolda trådar i både projekt och verksamheter.
Här delar vi med oss av ett enkelsmart tankeredskap för att råda bot på detta ofog med otydliga leveranser och processer som trycker ut resultat istället för att man levererar utifrån efterfrågan.
Nedan beskriver vi alltså upplägget för denna ”koppleri-övning” där ni samlar alla som jobbar i samma projekt eller process och som har en massa leveranser till varandra för att åstadkomma en slutprodukt eller ett slutresultat (detta fungerar att göra både fysiskt och digitalt).
1
Alla team/funktioner/roller (beroende på hur ni är organiserade) får en uppsättning muggar, behållare eller A3-blad med tre färger (grön, gul och röd).
2
Alla skriver nu förfrågningar till varandra där de beskriver ”vad, när, hur och varför” de behöver leveranser från de andra för att kunna göra sitt jobb. Man skriver ett blad med förfrågan för respektive leverans. Behöver man flera leveranser från samma team/funktion/roll så skriver man ett separat blad för varje förfrågan.
3
Alla lämnar över sina förfrågningar till varandra.
Nu sorterar varje team/funktion/roll de förfrågningar som har kommit in i de tre färgerna:
Grön = kan vi leverera i rätt tid, i rätt form, med rätt kvalitet och i rätt volym
Gul = förstår inte riktigt allt i förfrågan eller behöver ändra lite i förfrågan för att kunna leverera
Röd = detta är inget vi kan leverera eller detta är inte vårt bord
4
Alla röda förfrågningar lämnas in till ledning/styrgrupp för att de ska reda ut ansvarsförfrågan och koppla ihop de lösa trådarna i leveranskedjan.
Medan ledning/styrgrupp jobbar med de röda förfrågningarna så har alla team/funktioner/roller i uppgift att ha korta träffar för att ”grönifiera” de förfrågningar som har sorterats in på gult.
5
Ledning/styrgrupp berättar vad de har beslutat när det gäller de röda förfrågningarna
När ni är klara så har ni hittat en massa lösa trådar och otydliga leveranser och samtidigt etablerat ett synsätt (i varje fall introducerat ett synsätt) där ni jobbar efterfrågestyrt i ert projekt eller process.
Varsågod för tips.
Om du vill ha fler tips och hjälp att få bättre flyt i era flöden så är det bara att du hör av dig!
